O software de gerenciamento, de utilização obrigatória e sem custos para o Contratante, deverá operar em rede e possuir as seguintes características:  Realizar a contabilidade e o controle de custos de impressões em impressoras/multifuncionais de rede e impressoras locais; Informar o usuário, o nome do documento, o horário de impressão, a impressora, o número de páginas, as características quanto à cor (impressão colorida ou preto e branco), ao tamanho do papel, à qualidade e ao custo para cada trabalho impresso; Permitir a geração de relatórios via sistema por impressora/multifuncional (equipamento físico) e fila de impressão (driver instalado em uma estação ou servidor);  Permitir a ordenação dos relatórios por quantidade de páginas, por custo e por ordem alfabética;  Permitir a utilização nos relatórios de filtros por cor (colorida ou em preto e branco), tipo de papel, modo de impressão (simplex ou duplex) e por origem (cópia ou impressão); Permitir a exportação de dados e relatórios para análise; Realizar inventário automático de impressoras/multifuncionais; Permitir a definição de custos de página impressa por impressora/multifuncional, diferenciando custos para as impressões em cores e em preto e branco; Realizar configurações, atualizações, visualizações e alterações remotas dos componentes das impressoras/multifuncionais; Indicar o nível dos toners; Indicar o nível de papel disponível nas bandejas de impressão; e  Gerar códigos quando da ocorrência de erros de impressão. 

O estudo do Volume 14 estabelece as faixas de velocidades envolvidas e os respectivos valores referenciais dentro de cada faixa de velocidade.

A velocidade mínima do equipamento escolhido deverá estar devidamente estabelecida nas especificações técnicas do edital pelo Contratante, em função do levantamento de suas necessidades para atender aos resultados pretendidos.

O cenário atual dos equipamentos disponíveis no mercado dispõe de máquinas com configurações mais amplas e que culminaram no estabelecimento das faixas e velocidades adotadas para os novos valores referenciais. 

Para aqueles contratos formalizados com bases anteriores, prevalecem as cláusulas contratualmente pactuadas e as respectivas referências estabelecidas no ano base. Alertamos que a prorrogação dos contratos em andamento somente será possível desde que demonstrado ser vantajosa economicamente para a Administração. Essa análise deverá ser efetuada levando-se em consideração, principalmente, o comparativo com os preços contratados, em conformidade com o enquadramento dos itens com a nova tabela de preços referenciais.

Não há expressa proibição para a compra desses produtos, no entanto, não é recomendável. Esses equipamentos sofrem evolução tecnológica muito rapidamente, de forma que novos produtos, com melhor desempenho e a preços competitivos, são colocados à disposição dos consumidores constantemente. Nesse sentido, o estudo do Volume 14 objetiva, conforme disposto no prefácio, apresentar as soluções disponíveis de impressão corporativa por meio de outsourcing, visando à redução dos gastos e a gestão do ambiente de impressão, além de promover a atualização tecnológica dos equipamentos. Nesse contexto, a contratada deverá fornecer todos os insumos necessários, incluindo equipamento, toner, cilindro, manutenção etc., além do fornecimento de papel, conforme opção do Contratante.