É um sistema que permite padronizar e aprimorar o controle das etapas contempladas no processo de registro de preços, proporcionando ganhos de produtividade no gerenciamento das atas, que tem como foco principal o controle de saldo de itens de bens e serviços não contínuos, visando à redução de custos para a Administração Pública. 

A Administração direta, autárquica e fundacional do Estado deverão utilizar o e-GRP, conforme Decreto estadual n° 62.329, de 20 de dezembro de 2016. As empresas públicas do Estado de São Paulo também podem utilizar o sistema por meio do Fale Conosco, escolhendo e-GRP - opções correspondentes. Os municípios paulistas ou entidades da administração indireta municipal poderão ser órgãos participantes das atas de registro de preços, mediante celebração prévia de convênio com a Bolsa Eletrônica de Compras, conforme Resolução SF 48, de 01 de junho de 2017. Saiba mais consultando Legislação.

É o órgão ou entidade da Administração Pública estadual responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente.

É o órgão ou entidade que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a ata de registro de preços.

Os perfis que atuam no sistema são: autoridade pregão, gerenciador e participante. Saiba mais em Manual do Sistema e-GRP.

Ao criar uma oferta de compra de registro de preços, processada pelo sistema e-GRP, podem ser informadas as quantidades e valores estimados, visto que os órgão participantes incluirão os quantitativos em fase oportuna. Caberá ao gerenciador revisar tais informações, em Analisar Participação, antes de liberar a Oferta de Compra (OC) para a Administração BEC, em que ocorrerá a negociação do pregão. Posteriormente, os dados serão atualizados no sistema Siafisico, para seguir os trâmites do pregão eletrônico.

À autoridade competente cabe definir o servidor responsável pela condução do procedimento e assinar a Ata de registro de preços, autorizando as contratações dela oriundas. Saiba mais em Manual do Sistema e-GRP.

Ao gerenciador competente incluir dados complementares do processo, como origem e seu número, bem como vigência; cancelar licitação o item; preparar convite de participação; encaminhar convite às unidades compradoras; avaliar e autorizar a participação das unidades compradoras; alterar quantitativos, indicados pelo próprio gerenciador ou pelos participantes, quando solicitado; atualizar o valor do item; optar pela escolha do município de negociação;liberar Oferta de Compra (OC) para negociação no pregão eletrônico; elaborar e publicar a Ata de registro de preços; emitir pedido de compra; avaliar e direcionar solicitação de remanejamento de saldo da Ata de registro de preços e acompanhar o saldo dos itens. Saiba mais em Manual do Sistema e-GRP.

A equipe da BEC/SP Administração é a responsável pelo cadastro do perfilda Autoridade pregão da unidade e esse é o responsável pelo cadastro dos perfisdo Gerenciador e Participante e-GRP da Unidade.
Para solicitar o cadastro do perfil de autoridade pregão, seguir asorientações:
Acesse a opção Tire suas Dúvidas - Fale Conosco,
No campo "Referente a" - Cadastro de Autoridade, preencha oformulário e envie.

Para a autoridade pregão cadastrar os perfis de Gerenciador e Participantee-GRP:
Acesse site da Bolsa Eletrônica de Compras - BEC/SP
Clique em Unidade Compradora

Digite CPF, senha e, em seguida, em Entrar;
No menu Sua conta, clicar na opção Cadastro;
Na mensagem de alerta, clique em OK;
Digitar o número do CPF e clicar em pesquisa;
Preencher e atualizar todos os dados;
Clicar em Cadastrar CPF;
Selecionar o perfil e a UGE, e clicar em Cadastrar Perfil;
Clique em Gerar/Enviar Senha, se necessário.

Saiba mais em Manual do Sistema e-GRP.

A definição e alteração dosresponsáveis devem ser realizadas pela autoridade

pregão da unidade seguindo osprocedimentos abaixo:

Acesse www.bec.sp.gov.br, digite o login deusuário e a senha;

No menu Procedimentos, selecione e-GRP;

Digite o número completo da Oferta deCompra e clique em Pesquisar;

Selecione a oferta de compra;

Na aba Fase Preparatória selecione aopção Definir/Alterar Responsáveis;

Selecione a autoridade pregão e nacoluna Titular escolha o nome da autoridade pregão que irá constar na ata deregistro de preços;

Selecione o gerenciador;

Clique em Salvar e em OK.

Os responsáveis definidos na Oferta deCompra podem ser alterados a qualquer momento pela autoridade Pregão.

Saiba mais consultando o Manual do Sistema e-GRP – Adm. Pública, disponível em www.bec.sp.gov.br, opção Manuais.

Sim. O gerenciador pode alterar os quantitativos, bem como os locais de entrega, desde as situações 'Definir Quantidade/Local de Entrega' até 'Aguardar Manifestação de Interesse'. Na fase posterior, 'Analisar Participação', apenas a quantidade pode ser manipulada. Já o participante pode alterar os quantitativos bem como os locais de entrega, durante a situação 'Aguardar Manifestação de Interesse'. Se necessário, deverá reportar-se ao gerenciador para modificar apenas os quantitativos. Saiba mais em Manual do Sistema e-GRP.

As ofertas de compra criadas por Requisição de Aquisição (RA) são direcionadas, automaticamente, do Contabiliza/SP para o sistema do Pregão Eletrônico, sem passar pelo sistema do e-GRP.

O gerenciador poderá alterar o detentor da ata, de acordo com o previsto no Decreto Estadual n° 63.722/2018, se existir fornecedor que tenha aderido ao menos preço registrado. Entretanto, a oferta de compra deverá estar na situação 'Encerrada com Vencedor' e a ata liberada para contratação. Orientações: acessar www.bec.sp.gov.br e efetuar o login de usuário, com a senha; no menu 'Procedimentos', selecionar 'e-GRP'; localizar o número da oferta de compra e clicar em 'Pesquisar'; clicar em 'APR/Configurações de ata'; selecionar o tipo de alteração que deseja: substituição ou exclusão do detentor, selecionar o novo detentor dentre os fornecedores classificados: aqueles que realizaram a adesão; digita a justificativa; clicar em 'Salvar'. Saiba mais em Manual do Sistema e-GRP e Legislação.

Para participar da ata é necessário atender duas condições:

1) O usuário deve ter um perfil de participante cadastrado e veiculado ao código da unidade compradora;

2) Ter sido convidado pelo órgão gerenciador para participar da ata.

O órgão gerenciador envia convite aos órgãos, indicando o tempo para sua manifestação. As unidades convidadas registram seu interesse na licitação, preenchendo as quantidades nos locais de entrega, previamente cadastrados, que indicarem no sistema. Caso o órgão não tenha sido chamado para participar da ata, poderá entrar em contato com o gerenciador para verificar se existe essa possibilidade. Se for permitido, o gerenciador poderá enviar o convite enquanto a situação for Aguardar Manifestação de Interesse.

Sim. O sistema atribui 1(um) dia útil como padrão. Geralmente, esse período é determinado como um prazo maior para viabilizar a participação de unidades convidadas. Entretanto, a critério do órgão gerenciador, esse prazo pode ser alterado, desde que o faça na situação Aguardar Manifestação de interesse. Para retroagir o período, o sistema permitirá fazê-lo para o próximo dia útil em relação à data em que for gravada a ação. Exemplo: 07/11 - faz-se a alteração do período e, para diminuir o prazo, pode ser gravada a data 8/11.

A oferta de compra no Sistema e-GRP pode ser cancelada pelo gerenciador até a situação de Analisar Participação.

Para cancelar a OC:

- Acessar o portal www.bec.sp.gov.br e efetuar o login de usuário, com senha;

- No menu Procedimentos, escolher e-GRP;

- Selecionar a OC e clicar em Fase Preparatória/Dados Complementares;

- Clicar em Cancelar OCRP e clicar em OK;

- No campo Justificativa, informar o motivo do cancelamento, clicar em Gravar e, em seguida em OK.

A ação resultará na OC com a situação OC Cancelada.

O item pode ser cancelado no Sistema e-GRP pelo gerenciador entre as situações Definir Quantidade/Local de Entrega e Analisar Participação.

Para cancelar o item: acessar o portal www.bec.sp.gov.br e efetuar o login de usuário com a senha; no menu Procedimentos, escolher e-GRP; selecionar a OC e clicar em Fase Preparatória/Item(ns); selecionar o item a ser cancelado, clicar em Cancelar Item(ns); no campo Justificativa, informar o motivo do cancelamento, clicar em Confirmar e, em seguida em OK. A ação resultará no item cancelado, conforme indicação da legenda.

O gerenciador poderá cancelar a ata de acordo com o previsto no Decreto n° 63.722/2018. Orientações:acessar o portal www.bec.sp.gov.br e efetuar o login de usuário e senha; menu Procedimento - e-GRP; localizar a oferta de compra e clicar em Pesquisar; clicar em ARP/Atas de Registro de Preço - clicar no ícone de lixeira; Ler o aviso: "ATENÇÃO: O CANCELAMENTO IMPOSSIBILITA FUTURAS AQUISIÇÕES PARA ESTA ATA. DESEJA CANCELAR?"; se sim, clicar em OK; preencher o campo Justificativa - Gravar. A situação da ata será cancelada pelo gerenciador e, se necessário, terá de ser realizado um novo processo licitatório. Saiba mais Manual do Sistema e-GRP e Legislação.

Sim. O gerenciador pode alterar suas informações na aba de Fase Preparatória/Dados Complementares, desde a situação Informar Dados do Processo até Analisar Participação, clicando em Editar OCRP. Deve-se digitar a justificativa e confirmar a ação, para validá-la. Posteriormente, a tela permitirá alterar e salvar as informações.

O sistema e-GRP está preparado para receber ofertas de compra de agrupamento (lote), caracterizadas por grupo formado por dois ou mais itens, com os moldes estabelecidos desde janeiro de 2019. Esta demanda foi publicada em 28/09/2020.

No caso de unidades compradoras que utilizam o sistema Siafisico para contratações, o saldo de itens é estornado quando é feita a exclusão ou cancelamento do contrato de empenho-CT. Saiba mais em Tutorial Emissão de CT e baixa de Saldo no e-GRP.

O gerenciador poderá alterar o preço do item de acordo com o Decreto Estadual n°63.722/2018. Orientações no portal www.bec.sp.gov.br. Efetue login e senha; selecione o menu Procedimento - e-GRP; localize o número da oferta de compra e clique em Pesquisar; click em ARP/Configurações da ata - escolha a ata - Atualizar; click na aba de preço - digite o valor no campo Preço - Salvar; Preencha a Justificativa e grave. Saiba mais em Manual do Sistem e-GRP.

O usuário com perfil de gerenciador ou participante poderá fazer pedido assim que a situação da OC estiver Encerrada com Vencedor e a ata liberada para contratação. Orientações: Acessar www.bec.sp.gov.br, opção Login- Unidade Compradora, digitar CPF e senha. Em Procedimentos escolher e-GRP; no painel, localize a OC e nela escolha ARP/Contratação/Gerar Pedido; selecione a ata, o fornecedor, a natureza de despesa e quantidade a ser adquirida no local de entrega correspondente; clique em Salvar. A ação cria o número do Pedido de Compra (PC), o qual deverá ser submetido à área de finanças da unidade para emissão do Contrato de Empenho no ContabilizaSP pelo menu Siafisico, Compras Tradicionais/Incluir/Incluir Contrato de Empenho de Registro de Preços. Saiba mais em Tutorial Emissão de CT e baixa de saldo no e-GRP.

É necessárioenviar solicitação de saldo ao gerenciador, que avaliará a possibilidade deatendimento, verificando com outras unidades participantes da ata. Para procedercom a solicitação de saldo na oferta de compra acessar o menuSaldo/Remanejamento/Solicitar Saldo; Clique em Solicitar Saldo; Digite nacoluna QTD. ADICIONAL o saldo a ser solicitado; Clique em OK. A ação gera umcódigo e a situação torna-se Pendente de Avaliação. Esta deverá ser realizadapelo gerenciador.

Para proceder com a solicitação de saldo na oferta de compra,o gerenciador deverá acessar o menu Saldo/Remanejamento/Avaliar Solicitação; Cliqueem Visualizar; Neste caso, se houver quantidade do item no banco de saldo, ogerenciador poderá disponibilizar. Do contrário, ele solicita a quantidade aoutro(s) participante(s); Selecione a unidade compradora para qual pretendesolicitar saldo; Clique em Enviar. A situação da solicitação passa a ser Emaprovação.

O órgão participante ou o próprio gerenciador poderá aprovartotal ou parcialmente o saldo ou recusar a solicitação de saldo. Para procedercom a ação na oferta de compra, acessar o menu Saldo/Remanejamento/AvaliarDisponibilização; Clique em Visualizar; Para aprovar total ou parcialmente: Digitea quantidade, no campo Disponibilização de; Clique em Autorizo Liberação; Cliqueem OK. Ao aprovar, a quantidade é subtraída do cedente. Para rejeitar, cliqueem Não Autorizo Liberação. A liberação de saldo está condicionada a item igualde mesmo município.

Qualquer unidade participante da ata de registro de preços pode realizar cancelar pedidos. Para proceder com a ação, ogerenciador ou participante da ata deverá acessar o menu ARP/Contratação/ConsultarPedido; Clique no Pedido de Compra correspondente que estará na situaçãoAguardando criação da CT; Clique em Cancelar; Clique em OK; O pedido receberá a situação Cancelado. 

A Intenção deRegistro de Preços – IRP foi desenvolvida para atender ao artigo 4° do decreto63.722/2018 com intuito de permitir o registro e divulgação dos itens a seremlicitados. Por meio da IRP os usuários cadastrados com o perfil de“Participante e-GRP” podem realizar pesquisa e verificar existência ou não deofertas de compra que estão disponíveis para eventual solicitação departicipação; também podem efetuar o cadastramento de grupos, classes e deitens de material ou de serviços que tenha interesse de participação. O íconeda Intenção de Registro de Preços fica disponível apenas no perfil do participante.

Saiba mais em Manualdo Sistema e-GRP.

As ofertas de compra de registro de preços que são oriundas de Requisição de Aquisição (RA) e que tenham cota de até 25%, após a criação e liberação no Siafisico, migrarão automaticamente para o pregão eletrônico.

As regras de Oferta de Compra de agrupamento seguem os mesmos parâmetros do ContabilizaSP:

1)      Quantidade máxima de 999 itens de na OC;

2)      Os itens do grupo devem conter a mesma classe;

3)      Grupo formado pela classe 6531 (medicamentos) deve ser comprado separadamente;

4)      Grupo 03 (Serviços Terceirizados – Cardtec) é a exceção, admitindo qualquer classe dentro do grupo.

No processo de baixa de Oferta de Compra de Registro de Preços, ao encaminhar uma OC com essa característica para o e-GRP, deverá remover: a) os grupos definidos no Sistema Contabiliza/SP; b) a duplicidade de itens idênticos, ou seja, o sistema e-GRP NÃO deverá exibir repetidamente itens com o mesmo:

*Código Siafisico do Item; *Unidade de Fornecimento;*Validade de medicamento, no caso de item de material cujo classe seja igual a 6531; *Municípios definidos; *Quantidade.

 Pelo fato da OC ser de agrupamento será feita a exclusão das informações anteriormente descritas. Após a situação Analisar Participação onde é feita a definição de quantidades, município de negociação e revisão dos respectivos preços dos itens, será feita a definição dos lotes após liberação para negociar a OC no pregão.

Oe-GRP não está processando corretamente as ofertas de compra que tem aparticipação “mista”, ou seja, as que apresentam mais de um item, onde cadapossui o tipo de participação diferente (ampla ou exclusiva). 

Em relação à ordenação de itens, há duas regras principais na oferta de compra em sua liberação para negociação no pregão eletrônico, após análise do gerenciador: se for mantida a mesma definição de municípios em relação aos indicados na criação oferta de compra no Siafisico, a ordem dos itens permanecerá inalterada. Caso contrário, obedecerá à ordem alfabética do município.